RASCI, une matrice de gestion des responsabilités : un levier pour pallier la pénurie de main-d’œuvre

En ce début d’année 2023, les priorités liées à la gestion des ressources humaines sont articulées autour de plusieurs facteurs en lien avec le contexte économique actuel et la pénurie de main-d’œuvre. Ainsi, plus que jamais, les organisations misent sur un apport stratégique en matière de ressources humaines afin de traverser cette période d’incertitudes et de volatilité de la main-d’œuvre. Les équipes de direction doivent faire preuve de beaucoup d’agilité pour trouver le juste milieu, soit en maximisant la mobilisation et la fidélisation de la main-d’œuvre tout en gardant le cap sur la productivité, sur la rentabilité ainsi que sur l’efficacité de leur organisation.

Sous la pression de la pénurie de main-d’œuvre, la charge de travail peut affecter les employés qui doivent parfois mettre les bouchées doubles pour satisfaire aux exigences de productivité. Les organisations doivent donc évaluer la charge de travail de leurs employés dans le but d’assurer un certain équilibre. À cet égard, notre récente Enquête sur la rémunération globale au Québec a révélé que le degré de satisfaction des employés par rapport à leur charge de travail est étroitement lié à leur fidélisation.

Et si c’était possible de faire mieux avec les talents que nous avons présentement au sein de nos organisations?

Si nous pouvions miser sur les forces, les compétences et les aspirations de nos gens qui sont mobilisés et fidèles à notre organisation? L’accent doit être mis sur l’efficacité organisationnelle, sur une meilleure collaboration et sur une optimisation du temps ainsi que des efforts de tout un chacun.

Le contexte actuel est particulièrement propice à cette solution concrète qui consiste à revoir les rôles et responsabilités des employés au sein des équipes en définissant et en clarifiant les imputabilités respectives de chacun. Les organisations peuvent ainsi s’appuyer sur une matrice de gestion des responsabilités (RASCI) pour :

• Clarifier, définir et délimiter les rôles et responsabilités de chacun;
• Optimiser l’efficacité au sein des équipes en éliminant les risques de dédoublement des efforts;
• Favoriser la communication, la collaboration et la cohésion d’équipe;
• Maximiser la réussite des projets et l’atteinte des objectifs dans les délais prescrits;
• Augmenter la capacité à déléguer;
• Réduire la surcharge de travail et le stress s’y rattachant;
• Favoriser le développement professionnel des employés (membres d’une équipe).

Cette matrice de gestion des responsabilités (RASCI) simplifie et clarifie la répartition des tâches tout en permettant d’identifier en un coup d’œil les responsabilités pour chaque employé, ce qui facilite la distinction du niveau de l’imputabilité des employés pour une même responsabilité, projet ou initiative précise. La matrice offre également une perspective sur la progression au sein du rôle, tout comme vers le prochain rôle, en mettant en lumière les exigences des postes supérieurs se traduisant en possibilité de développement professionnel. Notons qu’un des grands constats de notre récente enquête en rémunération globale est que le développement professionnel est un levier de fidélisation majeur pour les employés.

La matrice comprend ainsi cinq rôles :

La matrice de responsabilités (RASCI) donne un portrait des responsabilités (tâches) à effectuer au sein d’une même équipe (lignes) ainsi que les différents rôles des membres de l’équipe (colonnes).

Afin de bien remplir la matrice, il importe de :

• Dresser la liste de toutes les responsabilités et priorités clés pour l’ensemble de l’équipe qui seront inscrites à la gauche de la matrice. Les responsabilités doivent être claires, définies et bien comprises par l’ensemble des membres de l’équipe;
• Déterminer pour chaque rôle le niveau d’imputabilité en lien avec chacune des responsabilités en assignant une lettre qui indique le niveau d’implication des employés (R-A-S-C-I). Chaque tâche ou responsabilité doit être associée au minimum à une personne responsable (R);
• Communiquer clairement la matrice des responsabilités aux parties prenantes et aux intervenants qui ont des interactions avec l’équipe ou avec les employés concernés.

Les organisations peuvent ainsi avoir recours à cet outil simple et gratuit qui offre une piste de solution afin de faire mieux avec les gens actuellement à l’emploi et qui connaissent déjà les rouages de l’organisation. Il pourrait même s’avérer que les besoins de main-d’œuvre pour une équipe ou pour un service soient moindres que ce qui était attendu après avoir complété une matrice des responsabilités (RASCI).

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