Groupe-conseil Solertia inc. / Solertia Consulting Group Inc. et Solertia avantages sociaux inc. / Solertia Benefits Inc. (ci-après « Solertia », « nous », « nos » ou « notre ») s’engage à préserver la confidentialité et la sécurité de vos informations. La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels vous et vos employés concernant ainsi que la façon dont ces renseignements personnels peuvent être consultés et corrigés au besoin. La présente Politique explique également comment les témoins sont utilisés sur notre Site Web.

En visitant <https://www.solertia.ca/> (le « Site Web »), en communiquant avec nous, ou en acceptant de recevoir des courriels de Solertia, vous acceptez les modalités de la présente Politique.

Cette Politique ne s’applique pas aux sites Web exploités par des tiers. Solertia n’est donc pas responsable de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de confidentialité.

Collecte d’informations

Nous recueillons les renseignements personnels vous concernant de plusieurs façons, y compris lorsque vous entrez des renseignements sur notre Site Web, que vous communiquez avec nous par téléphone ou par courriel ou que vous publiez du contenu sur nos comptes de médias sociaux, entre autres. Selon les circonstances, votre nom et votre adresse électronique peuvent être considérés des renseignements personnels.

Nous recueillons également des données relatives à votre visite sur notre Site Web. Ces informations peuvent inclure votre adresse IP, la date, l’heure et la durée de vos visites ainsi que les pages Web que vous avez consultées. Comme la plupart des autres sites commerciaux, notre Site Web utilise également des fichiers témoins. Il s’agit de fichiers qui sont installés sur le disque dur de votre ordinateur ou sur votre navigateur Web afin de recueillir des informations telles que votre langue de préférence, votre historique de navigation et le type et la version de votre navigateur, le tout dans le but d’optimiser votre expérience sur notre Site Web. De manière générale, nous utilisons des cookies de session et des cookies persistants de première et de tierce partie. Nos cookies sont appelés « cookies de première partie » et les cookies de nos partenaires et fournisseurs de services tiers sont appelés « cookies tiers ». Les cookies de session sont des cookies temporaires qui restent sur votre appareil jusqu’à ce que vous fermiez votre navigateur web. De nombreux cookies de session sont essentiels pour que notre Site Web fonctionne correctement, car ils vous permettent généralement de vous déplacer sur notre Site Web et d’utiliser nos fonctionnalités. Les cookies persistants restent sur votre appareil après la fermeture de votre navigateur ou jusqu’à ce que vous le supprimiez manuellement (pour les premiers, la durée pendant laquelle le cookie reste sur votre appareil dépendra de la durée ou de la « vie » du cookie spécifique et des paramètres de votre navigateur). Les cookies persistants nous aident à vous reconnaître en tant qu’utilisateur existant de notre Site Web, de sorte qu’il est plus facile et pratique de revenir sur notre Site Web ou d’interagir avec nos services sans avoir à se reconnecter. En outre, les cookies persistants nous aident également à vous reconnaître lorsque vous consultez une ressource appartenant à notre Site Web à partir d’un autre site Internet ou d’une application (telle qu’une publicité) et nous aident à enregistrer des informations sur vos habitudes de navigation sur Internet pendant la durée de vie du cookie persistant. 

Nous utilisons des témoins pour compiler des données agrégées sur le trafic et les interactions du Site Web afin d’offrir une meilleure expérience de navigation et de meilleurs outils dans le futur. Nous pouvons également utiliser des services de tiers de confiance qui suivent ces informations en notre nom. Ces témoins ne peuvent pas être utilisés pour extraire des renseignements personnels. Vous pouvez choisir d’être averti par votre ordinateur chaque fois qu’un témoin est envoyé ou vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver tous les témoins. La désactivation des témoins sur votre navigateur pourrait avoir un effet négatif sur votre expérience de navigation sur le Site Web.

Si vous devenez client de Solertia ou si vous commencez à utiliser nos services, nous pouvons recueillir différents renseignements, notamment sur la situation financière, le dépôt de documents de toutes sortes  auprès du gouvernement, des renseignements personnels sur les administrateurs ou les employés, des documents relatifs aux demandes d’aide gouvernementale, des NAS, des adresses personnelles, l’état civil et autres renseignements nécessaires à la préparation des déclarations de revenus (de particuliers et, le cas échéant, de sociétés), afin d’être en mesure d’assurer la prestation pour laquelle nos services ont été retenus.

Il vous incombe de vous assurer que les personnes auxquelles se rapportent ces renseignements personnels ont consenti à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de leurs renseignements personnels de la manière décrite dans les présentes.

Le fondement juridique sur lequel repose notre approche pour le traitement des données personnelles tient principalement compte du fait que le traitement est nécessaire au fonctionnement du Site Web et de nos services, et qu’il est effectué dans notre intérêt légitime, ce qui est expliqué plus en détail dans la section « Utilisation et communication de l’information ». Il se peut également que nous traitions les renseignements personnels vous concernant après réception de votre consentement, lequel nous vous demanderons au besoin.

Utilisation de l’information

Nous prenons toutes les mesures afin que nos employés accèdent aux renseignements personnels vous concernant seulement selon le principe du « besoin de savoir » et ce, uniquement pour remplir leurs fonctions professionnelles. Nous utilisons et communiquons les renseignements personnels vous concernant principalement aux fins suivantes :

  • offrir nos services, y compris les services de conseil en ressources humaines, en assurance collective, régimes de retraite et d’épargne, en crédits d’impôt et en demandes de subventions;
  • exploiter, maintenir, améliorer et activer toutes les fonctions du Site Web, fournir les services et les renseignements que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et offrir du soutien aux utilisateurs du Site Web;
  • comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences de nos utilisateurs, améliorer notre Site Web et développer de nouveaux produits, services, caractéristiques et fonctionnalités;
  • vous envoyer des communications; ou
  • à des fins d’enquête relativement à des réclamations légales ou pour nous conformer à nos obligations légales.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement et à d’autres fins autorisées ou requises par la loi.

Communication d’informations

Bien que nous nous efforcions d’éviter de partager vos renseignements personnels avec des tiers dans la mesure du possible, nous avons indiqué ci-dessous les cas dans lesquels un tel partage peut avoir lieu.

Nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements lorsque nous pensons que cette utilisation ou cette divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée : 

(a) en vertu de la loi applicable, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence; 

(b) pour se conformer à une procédure judiciaire; 

(c) pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris les autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence; 

(d) pour faire appliquer les termes des accords relatifs à nos services et produits; 

(e) pour protéger nos opérations ou celles de l’une de nos sociétés affiliées ou filiales; 

(f) pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou nos biens, et/ou ceux de nos sociétés affiliées, de vous-même ou d’autres personnes; et 

(g) pour nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pouvons subir. 

Nous faisons également appel à des fournisseurs de services tiers pour assurer divers services en notre nom. Vous trouverez ci-dessous une liste de nos prestataires de services tiers qui peuvent traiter vos renseignements personnels :

  • Citrix ShareFile pour le partage de fichiers chiffrés, le stockage/portails chiffrés et les signatures électroniques; 
  • Microsoft 365, un service infonuagique de productivité qui regroupe les applications Office avec de puissants services infonuagiques tels que la messagerie, la collaboration et le stockage « cloud »;
  • Hubspot, un logiciel de marketing, de vente, de service client et de CRM;
  • Taleo, un logiciel de gestion des talents;
  • UKG, un système de gestion des ressources humaines; 
  • STAR, un système ERP.

Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les règles énoncées dans la présente politique sont respectées et que ces tiers fournissent des garanties suffisantes pour mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de sauvegarder et de protéger vos renseignements. Nous exigeons également qu’ils n’utilisent vos renseignements personnels qu’aux fins limitées pour lesquelles ils ont été fournis. Lorsque nos prestataires de services n’ont plus besoin de vos renseignements personnels à ces fins limitées, nous exigeons qu’ils les détruisent. Nous n’autorisons pas les prestataires de services à divulguer vos renseignements personnels à des parties non autorisées ou à utiliser vos renseignements personnels à des fins de marketing direct. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur nos prestataires de services, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

En cas de transfert du titre de propriété ou de vente, de fusion, de liquidation, de réorganisation ou d’acquisition de Solertia, en tout ou en partie, des renseignements personnels vous concernant peuvent être transférés dans le cadre du processus de diligence raisonnable ou de la transaction.

Si nous avons l’intention de divulguer vos renseignements personnels à un tiers, nous identifierons ce tiers et l’objectif de la divulgation, et nous obtiendrons votre consentement.

Nous pouvons enfin mettre à la disposition de tierces parties, à diverses fins, certains renseignements recueillis par des moyens automatisés, regroupés ou d’autres renseignements non personnellement identifiables, y compris i) le respect de diverses obligations d’information; ii) à des fins commerciales ou de marketing; ou iii) prêter assistance à ces parties dans la compréhension de vos intérêts, habitudes et modes d’utilisation de certains programmes, contenus, services ou fonctionnalités disponibles sur le Site Web.

Conservation des renseignements

Vos renseignements personnels seront uniquement stockés et traités par des fournisseurs de services tiers au Canada (en Alberta et en Ontario) sur Microsoft Cloud.

Solertia a mis en place diverses mesures de sauvegarde physique, administrative et technique conçues pour préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels sous son contrôle. Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ni totalement garantie.

Solertia conservera les renseignements personnels vous concernant aussi longtemps qu’un besoin commercial existera (par la création de sauvegardes dans le nuage, sur des ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, appareils mobiles et sur bande hors site) ou de la façon requise en vertu des lois, règlements ou ordres gouvernementaux en vigueur. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations concernant les périodes pendant lesquelles vos renseignements personnels seront conservés, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Vos droits relativement à vos renseignements personnels

Sur demande écrite et sur présentation d’une preuve d’identité, vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons et demander que toute correction nécessaire soit apportée, le cas échéant, tel qu’il est autorisé ou exigé par la loi. Cependant, afin de nous assurer que les renseignements personnels que nous conservons à votre sujet sont exacts et à jour, nous vous prions de nous informer sans tarder de tout changement dans les renseignements personnels vous concernant. En outre, vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels et, le cas échéant, vous pouvez avoir le droit de demander des informations sur l’utilisation de tout système de décision automatisé et sur l’impact qu’il peut avoir sur vous.

Mises à jour

Veuillez visiter cette page périodiquement pour vous tenir au courant de tout changement à cette Politique, que nous pouvons mettre à jour de temps à autre. Si nous modifions la Politique, nous la rendrons disponible sur le Site Web et indiquerons la date de la dernière révision et nous nous conformerons aux lois applicables. Votre utilisation continue du Site Web ou de nos services après l’entrée en vigueur de la Politique révisée indique que vous avez lu, compris et accepté la version actuelle de la Politique. La présente politique a été mise à jour en fonction des exigences imposées par le projet de loi 25 (loi visant à moderniser la législation sur la protection de la vie privée).

Nous contacter

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente Politique ou des renseignements personnels à votre sujet, ou souhaitez faire une demande d’accès ou de correction, exercer tout droit applicable, déposer une plainte ou obtenir des renseignements sur nos politiques et pratiques à l’égard de tout fournisseur de services situé à l’extérieur du Canada, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée (ou le responsable de la protection des données) chez Solertia par courrier ou par courriel à l’aide des coordonnées suivantes:

Groupe-conseil Solertia inc.

Solertia avantages sociaux inc.

Responsable de la protection de la vie privée

Frederick Blanchette
3333, boulevard Graham, bureau 400
Montréal, Québec H3R 3L5
privacy@solertia.ca

Dernière mise à jour: septembre 2022