Principes directeurs en assurance collective : l’importance de les bâtir et de les instaurer

Deux principaux éléments se trouvent au cœur de la culture de chaque entreprise, à savoir les valeurs pour guider la vision ainsi que les orientations stratégiques pour encadrer les décisions et les actions. C’est d’ailleurs de cette culture d’entreprise que découlent la marque employeur et l’expérience employé.

En plus de la culture qui influe sur l’ensemble du modèle d’affaires de l’entreprise, la rémunération globale intégrée est un autre élément primordial qui a un impact significatif sur le duo marque employeur et expérience employé.

Chez Solertia, la rémunération globale intégrée est au cœur de notre stratégie et, comme nous le présentons dans notre article sur notre centre d’expertises RH et ses avantages, elle imprègne intrinsèquement notre approche de la consultation auprès de nos clients.

Pour nous, la rémunération globale intégrée se décline en quatre composantes clés :

• La rémunération directe (ex. : salaire, bonis);
• Les avantages sociaux (ex. : assurance collective, régimes de retraite et d’épargne, vacances et autres congés rémunérés);
• Le développement professionnel (ex. : opportunités de formation, progression de carrière, gestion de la performance);
• L’environnement de travail (ex. : climat de travail, aménagement des bureaux, politique de télétravail, mesures de conciliation travail et vie personnelle).

Bien que la plupart des concepts que nous présenterons dans cet article s’appliquent aussi bien à l’une ou à l’autre de ces composantes clés, nous nous concentrerons principalement sur les avantages sociaux et plus précisément sur l’assurance collective.

Au cœur d’une stratégie de rémunération globale intégrée, les programmes d’avantages sociaux s’inscrivent dans une offre cohérente avec les autres composantes clés. Une réflexion approfondie s’avère donc nécessaire pour bien identifier les orientations stratégiques qui permettront à l’offre d’avantages sociaux de contribuer au rayonnement de la marque employeur et de l’expérience employé. Dans ce contexte, ce sont les principes directeurs qui guideront les actions nécessaires pour y arriver.

Ce sont les balises que se fixe l’entreprise afin de faciliter chacune de ses décisions. Dans le cadre de la gestion de ses programmes d’avantages sociaux, ces principes se reflètent autant au niveau des aspects financiers, du design, de l’administration, de la gestion du risque ainsi que de la gouvernance.

Ainsi, l’organisation s’assure que ses décisions sont cohérentes, que sa stratégie de rémunération globale intégrée+ est alignée, qu’il y a un fil conducteur entre ses programmes et que le message aux employé·es est uniforme.

La participation active des parties prenantes aux décisions permet de bien identifier les principes directeurs qui sont importants pour l’entreprise et qui auront un impact tangible sur la gestion des programmes d’avantages sociaux. C’est donc pour cette raison que l’implication de tous les intervenants concernés est primordiale, c’est-à-dire les RH, les finances et la comptabilité, ainsi que la haute direction, tout comme un accompagnement stratégique aide à bien encadrer la réflexion.

Voici quelques exemples de principes qui reviennent plus fréquemment :

• Gestion financière;
• Gestion du risque;
• Administration;
• Compétitivité du régime;
• Partage des coûts;
• Sécurité financière des employé·es;
• Flexibilité;
• Équité, diversité et inclusion (EDI).

Le but de l’exercice consiste à positionner la préférence de l’entreprise le long d’un axe pour chacun de ces principes directeurs. Ensuite, il faut les classer par ordre de priorité, quitte à éliminer ceux qui ne sont pas importants pour l’ensemble des équipes.

Une fois qu’ils sont déterminés, les principes directeurs sont enfin prêts à être utilisés et appliqués dans les réflexions et dans la gestion des programmes d’avantages sociaux.

Nous vous présentons des exemples de situations fréquentes en lien avec la gestion d’un régime d’assurance collective, et ce, pour illustrer comment l’application des principes directeurs peut faciliter la prise de décisions.

Une situation souvent observée sur le marché est lorsqu’un groupe fait face à un renouvellement où l’augmentation des primes est particulièrement élevée. Plutôt que d’assumer la hausse, le conseiller ou la conseillère suggère deux solutions de remplacement.

La première option consisterait à procéder à un appel d’offres afin de changer pour un assureur qui offrira une réduction de primes. Ainsi, une organisation pour qui la compétitivité du régime d’assurance collective et la réduction des dépenses sont prioritaires privilégierait le maintien des couvertures actuelles et procéderait à l’appel d’offres pour bénéficier d’une économie à court terme.

La deuxième option impliquerait de réduire le niveau de couverture du régime afin de le rendre moins généreux et moins dispendieux. Tandis qu’une organisation qui préfère la simplicité administrative devant la lourdeur des tâches associées à un changement d’assureur demanderait à son assureur actuel de revoir ses couvertures à la baisse comme mesure de contrôle des coûts.

Une autre situation fréquente chez plusieurs organisations est lorsqu’un groupe souhaite offrir plus de flexibilité à ses employé·es en convertissant son régime d’assurance collective traditionnel en un régime modulaire. Les participants et participantes peuvent choisir différents niveaux de couvertures selon les options offertes et selon les taux applicables à chacune d’elles. L’employeur doit alors se questionner sur l’ajustement nécessaire à sa contribution à la prime d’assurance dans sa formule de partage de coûts.

La décision de revoir la formule de partage de coûts entre l’employeur et les employé·es devrait se prendre en fonction des priorités de l’organisation.

Une entreprise qui prône l’égalité payerait exactement la même somme pour tout le monde. Dans ce cas, l’employeur assumerait le coût total d’une couverture individuelle dans le module de base et l’employé·e assumerait le coût additionnel pour couvrir ses personnes à charge ou les modules plus généreux.

En contrepartie, une entreprise où l’équité est davantage mise de l’avant payerait un pourcentage équivalent pour tout le monde. Dans cet autre cas, l’employeur assumerait la moitié du coût total des couvertures de l’employé·e et de ses personnes à charge, et ce, peu importe le module sélectionné.

Les principes directeurs peuvent également servir d’outils de saine gouvernance. En s’alignant sur certaines normes, ils contribuent au respect des exigences de conformité des organismes réglementaires. Cet exemple-ci montre comment l’application des principes directeurs contribue à la saine gestion d’un régime de retraite et d’épargne collective.

Lorsque l’employeur offre un régime de retraite et d’épargne collective à ses employé·es avec l’objectif de favoriser leur mieux-être financier, il est important que le régime soit en mesure de répondre à leurs besoins. L’employeur doit leur fournir des informations claires et complètes afin que les employé·es puissent être en mesure de déterminer leur tolérance au risque, d’identifier leur horizon de placement et de choisir leur véhicule de placement en conséquence. Il est bien d’avoir accès à l’information, mais encore faut-il l’interpréter adéquatement. La communication aux employé·es est donc essentielle pour s’assurer qu’ils et elles comprennent les choix qui sont à prendre.

Il existe plusieurs manières d’atteindre cet objectif et les orientations prises par l’employeur varieront selon ses principes directeurs. Une entreprise qui souhaite bien accompagner ses employé·es fournirait d’emblée toute l’information pertinente sur les règles du régime, un questionnaire de détermination de la tolérance au risque, les options de placement à leur disposition et les risques qui leur sont associés. Cette communication est d’autant plus importante si l’organisation offre une certaine variété de choix de placement. Un employeur mettant le mieux-être financier de ses employé·es à l’avant plan et qui désire aller plus loin, leur donnerait accès aux services d’une ou d’un planificateur financier indépendant. Ce soutien personnalisé permettrait à chaque employé·e d’obtenir une évaluation approfondie de sa situation financière, et ce, en fonction de ses objectifs, de sa tolérance au risque et de ses besoins spécifiques. Ainsi, plutôt que de suivre une approche uniforme, chaque individu bénéficierait de recommandations adaptées à sa réalité, lui permettant de choisir les véhicules et les options de placement les mieux alignés sur son parcours financier et sur ses aspirations.

L’exercice d’identification et de priorisation des principes directeurs peut s’effectuer de manière distincte pour les régimes d’assurance collective et les régimes de retraite et d’épargne, mais il est beaucoup plus efficace et cohérent de les préparer de manière conjointe.

Cet exercice permet d’assurer la pertinence de l’offre complète d’avantages sociaux de l’employeur et de l’inscrire dans la stratégie de rémunération globale intégrée. C’est le fil conducteur qui relie tous les éléments de la marque employeur et de l’expérience employé, et qui contribue à arrimer les stratégies de gestion des talents et la stratégie d’affaires.

Cette cohérence augmentera la confiance des employé·es envers leur employeur en plus de faciliter la communication ainsi que leur compréhension des décisions prises.

Ainsi, une mise en place efficace des recommandations présentées dans cet article permet d’intégrer les principes directeurs, de renforcer la gouvernance et d’optimiser la planification stratégique des régimes d’assurance collective ainsi que des régimes de retraite et d’épargne.

Cette cohérence augmentera la confiance des employé·es envers leur employeur en plus de faciliter la communication ainsi que leur compréhension des décisions prises.

Vous avez des questions ou besoin de conseils? Nos équipes en assurance collective et en régimes de retraite et d’épargne se feront un plaisir de vous accompagner, n’hésitez pas à nous contacter.