Comment bien déclarer ses dépenses de formation?

Le montant total de votre masse salariale au Québec dépasse les 2 millions de dollars?

Dans ce cas, vous êtes tenu d’engager des dépenses de formation admissibles d’au moins 1 % de celle-ci, faute de quoi, vous devrez vous acquitter de cette somme lors de la production de votre Relevé-1 sommaire. En effet, la Loi « sur les compétences », aussi appelée « Loi du 1 % », vous demande depuis 1998, de déclarer les sommes engagées auprès de Revenu Québec et les activités de formation auprès de la Commission des partenaires du marché du travail (CPMT).

Quoi déclarer?

Parmi les différents critères d’admissibilité énoncés par la loi, l’objectif de l’activité de formation est primordial. Elle doit viser le développement des compétences, la qualification ou la reconnaissance des compétences requises pour un titre d’emploi donné. Ces activités de formation généralement admissibles peuvent être :

• Les formations externes reconnues;
• Les formations liées à l’intégration des nouveaux employés;
• Les activités liées à la mise en place de formations internes;
• Le e-learning (selon certaines conditions);

Attention, toutes les formations ne sont pas admissibles! Des conditions s’appliquent tant aux activités de formations externes qu’aux démarches entreprises à l’interne, qui requièrent une approche administrative bien précise.

Comment s’organiser?

Il ne suffit pas de compiler les dépenses de formations. Il est important de consigner toutes les informations relatives aux activités de formation, tant internes qu’externes, et de rédiger un plan global de formation et des plans spécifiques de formation pour chaque formation admissible. Vous devrez, avant toute chose, créer un comité de formation, qui doit se rencontrer au moins une fois par année, afin de rédiger et suivre le plan global de formation.

À cette fin, vous aurez besoin de conserver l’ensemble des pièces justificatives de vos activités de formation, comme les plans de formation, procès-verbaux du comité interne de formation, attestations de formation, registres de présences et preuves de paiement, factures et registres de paie.

Vous pourriez planifier cette organisation en 3 temps dès la fin d’année pour l‘année suivante. Tout d’abord, commencez par préparer les procédures et outils pour déclarer les activités de formation. Ensuite, communiquez auprès de vos employés et gestionnaires pour collecter les formations et leurs pièces justificatives. Enfin, compilez les formations reçues par les employés du Québec et préparez les informations requises pour la déclaration annuelle des activités de formation.

Quand déclarer?

Deux situations peuvent se produire.

1) Le montant requis des dépenses de formation est dépassé, vous pourrez alors reporter la somme excédentaire au montant des dépenses de formation des années futures.

2) Le montant requis n’est pas totalement dépensé, vous devrez utiliser le solde reporté des années précédentes ou payer le montant restant dû en taxe au gouvernement.

Vous devrez déclarer votre masse salariale et les dépenses de formation admissibles auprès de Revenu Québec via le Relevé 1 – Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur (RLZ-1.S) au plus tard la dernière journée de février.

Vous devrez aussi déclarer les détails additionnels des activités de formation auprès de la CPMT via la Zone entreprise en utilisant votre clicSÉQUR au plus tard le 31 mai. La Zone entreprise du site Web d’Entreprises Québec permet aux employeurs d’avoir accès à plusieurs services du gouvernement du Québec et de produire leurs déclarations au même endroit de façon sécuritaire.

Si vous avez déjà structuré vos activités de développement des compétences, vous pourriez être admissible au Certificat de qualité des initiatives de formation (CQIF). Vous seriez alors dispensé de vos obligations administratives (comptabilisation des dépenses et déclaration à Revenu Québec) à l’égard de la Loi pendant trois ans.

Quels sont les risques et les bénéfices d’organiser ses activités de formation?

Le gouvernement a multiplié ces dernières années les vérifications de la conformité des entreprises à cette loi, en vérifiant les pièces justificatives des activités de formation déclarées. Vous devez donc absolument consigner toutes les informations relatives aux activités de formation dans votre organisation, à défaut de quoi vous pourriez être obligés de repayer les montants dus, en y additionnant pénalités et intérêts. Ce qui peut représenter des sommes importantes lorsque Revenu Québec réclame les pièces justificatives jusqu’à quatre années antérieures, appliquant des intérêts et des pénalités en cas de non-conformité.

Même si cette démarche vous paraît imposante, vous verrez qu’en planifiant et en organisant adéquatement vos activités de formation, vous vous assurerez, en plus d’être conforme à la Loi 90, d’améliorer également le niveau de compétences et de productivité de votre main-d’œuvre.

Vous voulez être accompagné?

Solertia vous propose des solutions conçues explicitement pour vous aider à y voir plus clair, à réduire vos obligations à leur plus simple expression et à structurer vos activités. Nos démarches comprennent notamment:

• L’identification rapide des activités de formation admissibles pour votre organisation;
• La structuration de vos pratiques de formation et de la documentation s’y rattachant;
• La récupération auprès de Revenu Québec des montants payés en trop au cours des quatre dernières années, le cas échéan

Solertia peut intervenir avec un projet clé en main ou sous forme de coaching pour tout employeur souhaitant s’acquitter de ses obligations de façon autonome.