Régime fédéral d’équité salariale : êtes-vous prêt?

Votre entreprise est-elle sous réglementation fédérale? (Cliquez ici pour accéder à un pratique document infographique https://www.canada.ca/fr/services/emplois/milieu-travail/milieux-reglementation-federale/normes-travail-federales.html) Si c’est le cas, le temps est venu de passer en revue les obligations proposées en matière d’équité salariale qui seront bientôt d’actualité pour vous. La Loi visant à établir un régime proactif d’équité salariale dans les secteurs public et privé fédéraux (« Loi sur l’équité salariale » : https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/P-4.2/) a reçu la sanction royale en décembre 2018 et devrait prendre effet début 2021.

À l’instar des lois sur l’équité salariale de l’Ontario et du Québec, la Loi sur l’équité salariale de régime fédéral exige des employeurs des secteurs public et privé comptant au moins 10 employés de se conformer à la loi et de prendre les mesures nécessaires afin d’assurer l’atteinte et le maintien de l’équité salariale de façon continue. Lorsqu’un employeur est assujetti à la Loi, il a trois ans pour élaborer et afficher un plan d’équité salariale.

Les grandes lignes des éléments clés de la Loi figurent ci-dessous :

Plan d’équité salariale

Les employeurs sont tenus de déterminer avant tout le nombre de plans dont leur établissement doit disposer, et la Loi sur l’équité salariale favorise généralement un plan d’équité salariale s’appliquant aux activités de l’employeur. Les employeurs qui souhaitent établir plus d’un plan doivent demander l’autorisation du Commissaire à l’équité salariale. Les employeurs qui comptent plusieurs filiales, ainsi que ceux réalisant ou ayant récemment réalisé un regroupement d’entreprises, doivent y apporter une attention particulière.

Comités d’équité salariale

La constitution d’un comité d’équité salariale est un élément central de la Loi. Toutes les moyennes et grandes entreprises non syndiquées (100 employés et plus), ainsi que tout employeur syndiqué, quelle que soit sa taille, sont tenues de constituer un comité d’équité salariale. Ce dernier doit compter à la fois des représentants de l’employeur et des employés, et être constitué d’hommes et de femmes. Si l’employeur est syndiqué, le syndicat doit également être représenté au sein de ce comité. Ce dernier a pour fonction de mettre en œuvre les mesures requises dans l’établissement d’un plan; cela devra comprendre le vote de chaque mesure et le fait d’en arriver à une entente quant à sa position. Si une entente ne peut être conclue, la Commission de l’équité salariale peut demander au Commissaire d’intervenir. Les petites entreprises (moins de 100 employés) non syndiquées sont exemptées de l’obligation de constituer un comité.

Mesures de mise en conformité

Les mesures requises en vue de la réalisation de l’équité salariale sont similaires à celles de l’Ontario et du Québec. L’employeur (ou le comité d’équité salariale) doit donc :

• catégoriser ses emplois;
• déterminer la prédominance sexuelle de chaque catégorie d’emploi;
• évaluer chaque catégorie d’emploi à l’aide d’un système d’évaluation des emplois non sexiste tenant compte de l’habileté, de l’effort, de la responsabilité et des conditions de travail;
• calculer le taux normal (rémunération totale) de chaque catégorie d’emploi :
  • en incluant le traitement de base, la rémunération variable, les avantages auxquels n’ont pas accès tous les employés;
  • en excluant la rémunération des heures supplémentaires, les primes de quart, l’ancienneté, les avantages accessibles à tous;
• procéder à l’analyse des écarts de rémunération à l’aide de l’une de ces deux méthodes :
  • Méthode de la moyenne égale: comparaison de la moyenne de la rémunération de toutes les catégories d’emploi à prédominance féminine à celle de la catégorie d’emploi à prédominance masculine de valeur considérée comme égale ou comparable (dans la même bande);
  • Méthode de la droite égale: comparaison de toutes les catégories d’emploi à prédominance féminine à toutes les catégories d’emploi à prédominance masculine à l’aide de l’analyse de régression;
• verser des rajustements de salaire aux employés appartenant aux catégories d’emploi à prédominance féminine enregistrant des écarts salariaux;
• afficher ses résultats par l’entremise d’un avis aux employés.

Maintien de l’équité salariale

Les employeurs ou les comités d’équité salariale seront tenus de maintenir et d’actualiser leur plan d’équité salariale tous les cinq ans à partir de la date d’affichage initiale de leur plan. Les mesures prises pour mettre en œuvre l’exercice de maintien sont similaires à celles prises lors du plan initial. Les exercices de maintien doivent comprendre une analyse de tout changement apporté aux catégories d’emploi, à la prédominance masculine ou féminine, aux habiletés requises pour exécuter le travail et à la rémunération.

Déclaration annuelle

Comme c’est le cas au Québec, les employeurs sous réglementation fédérale sont tenus de soumettre une déclaration annuelle au Commissaire, laquelle devra comprendre les renseignements se rapportant à la date de conformité de l’entreprise, à la date d’affichage, au nombre de catégories d’emploi à prédominance féminine exigeant une augmentation, la somme des augmentations accordées et le nombre révisé d’employés. Les déclarations devront être soumises à une date précise.

Conservation des documents et sanctions pécuniaires

Les employeurs sont tenus de conserver une copie de tout plan d’équité salariale affiché, ainsi que de tous les documents, rapports, données électroniques et autres documents. La conservation des documents est un volet important de la conformité à l’égalité salariale souvent négligée. S’ils ne disposent pas des documents requis, les employeurs pourraient devoir recommencer le processus du début, une démarche à la fois longue et coûteuse. En vertu de la Loi, les sanctions pécuniaires pour non-conformité varient entre 30 000 $ et 50 000 $, selon l’infraction commise.

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